A.
Delegasi
Delegasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
adalah orang yang ditunjuk dan diutus oleh suatu perkumpulan
(negara) dalam suatu perundingan (musyawarah), perutusan, penyerahan atau
pelimpahan wewenang, pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan dalam
lingkungan tugas tertentu dengan kewajiban mempertanggung-jawabkannya kepada
yang menugasi. Mendelegasikan berarti melimpahkan wewenang. Pendelegasian diartikan
pemberian wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain atau pelimpahan
wewenang kepada bawahan untuk bertindak dalam batas-batas tertentu.
Sedangkan definisi Delegasi menurut Ir. Utje Slamet
MS,MDS dalam bukunya Dasar-dasar Pemasaran adalah pelimpahan wewenang
dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan
tertentu.
Pengertian Delegasi menurut Rusli Jacob adalah
pemberian otorisasi atau kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan
kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada
bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tidak
ada atasan yang dapat mengawasi secara efisien dan pribadi setiap tugas-tugas
organisasi
B.
Unsur-unsur Delegasi
Delegasi diartikan kegiatan seorang manajer untuk menugaskan
bawahannya untuk mengerjakan bagian dari tugas manajer yang bersangkutan. Pada
waktu yang bersamaan memberikan kekuasaan kepada bawahan tersebut sehingga
bawahan itu dapat melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya atau dapat
mempertanggungjawabkan hal-hal yang didelegasikan kepadanya.
Dari pembatasan di atas jelas bahwa dalam proses delegasi
terdapat tiga unsur, yaitu tugas (responsibility), kekuasaan (authority),
dan pertanggungjawaban (accountability).
Pada tahap pertama, seorang manajer dalam proses
delegasi, memberi tugas (responsibility), dan kekuasaan (authority)
kepada bawahan.
Tugas atau responsibility adalah pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan oleh seseorang pada jabatan tertentu. Sedangkan kekuasaan atau authority
adalah hak atau wewenang untuk memutuskan segala sesuatu yang berhubungan
dengan fungsinya
Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, authority adalah
kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki seseorang untuk memerintah orang
lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu. Authority merupakan dasar
hukum yang sah dan legal untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan
Posisi/kedudukan seorang karyawan, apakah manajer atau
operasional pada dasarnya ditentukan oleh authority yang dimilikinya.
Semakin banyak authority yang dimiliki seseorang maka semakin tinggi
kedudukannya dalam suatu organisasi atau sebaliknya. Hal ini sangat erat
kaitannya dengan tanggung jawab seseorang. Semakin tinggi posisi/kedudukan
seorang manajer dalam suatu organisasi maka semakin besar wewenang dan tanggung
jawabnya. Sebaliknya, semakin rendah posisi seorang manajer dalam organisasi
maka semakin kecil wewenang dan tanggung jawabnya
Pada tahap kedua, bawahan memberikan
pertanggungjawaban (accountability) kepada orang yang mendeleger tugas
dan kekuasaan tersebut. Memberikan pertanggungjawaban berarti memberikan laporan
bagaimana seseorang melaksanakan tugasnya dan bagaimana menggunakan wewenang
yang diberikan kepadanya. Jadi pertanggungjawaban adalah pemberian laporan
bagaimana tugas-tugas dilaksanakan dan bagaimana cara kekuasaan digunakan.
Dari ketiga uraian unsur delegasi tersebut, jelas bahwa authority
(kekuasaan) dan responsibility (tugas) dapat didelegasikan,
sedangkan accountability (pertanggungjawaban) tidak dapat didelegasikan.
Dengan kata lain, seorang pemimpin yang mendelegasikan tugas dan kekuasaan
kepada bawahannya tidak berarti mendelegasikan pertanggungjawabannya, melainkan
tetap bertanggung jawab akan pelaksanaan tugasnyadengan sebaik-baiknya.
Mengenai hal tersebut Beishline, berkata sebagai berikut: “Di
dalam batas-batas kekuasaannya seorang komandan dapat mendelegasikan
pelaksanaan detail yang harus dijalankan oleh kekuasaannya kepada bawahan-bawahannya
yang bersangkutan, akan tetapi delegasi tidak membebaskannya dari keseluruhan
tanggung jawab atas pekerjaan personal atau kesatuan di bawah komandonya”
Selanjutnya, jelas
bahwa tidak mungkin manajer mendelegasikan seluruh tugasnya dan kekuasaannya
kepada bawahannya, sebagaimana halnya tidak mungkin seorang manajer tidak
mendeleger tugas dan kekuasaannya. Karakteristik setiap organisasi ialah bahwa
setiap manajer mendeleger sedikit atau banyak tugas dan kekuasaannya kepada
bawahannya
C.
Peran
Manajer terhadap Delegernya
Manajer (Administratif Manajemen) adalah
seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasi
kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Manajer merupakan
pimpinan yang titik berat pekerjaannya dalam bidang pikiran, manajerial,
fungsi-fungsi manajemen serta menentukan kebijakan prosedur yang akan ditempuh
untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Peran manajer dalam proses pengambilan
keputusan dalam pendelegasian wewenang ini merupakan manajer yang tidak dapat
dipisahkan dan saling ketergantungan. Apabila salah satu fungsi tidak dilakukan
secara maksimal, maka fungsi yang lain pun ikut terganggu.
Menurut Henry Mitzberg seorang ahli riset ilmu
manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimiliki oleh manajer di
tempat kerjanya. Kemudian ia mengelompokkannya kedalam tiga kelompok, yaitu:
1. Peran antar pribadi
Yaitu peran yang melibatkan orang lain dan
kewajibannya yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran
sebagai figur untuk anak buah atau bawahan, pemimpin, dan penghubung.
2. Peran informasional
Yaitu peran manajer yang meliputi sebagai
pemantau dan penyebar informasi, serta sebagai juru bicara.
3. Peran pengambilan keputusan
Yaitu peran manajer yang meliputi sebagai
seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan sebagai perunding.
Secara
garis besar, dapat ditarik kesimpulan bahwa aktifitas yang dilakukan oleh
manajer merupakan suatu cara untuk berinteraksi dengan orang lain. sedangkan
menurut Robert L. Katz (1970-an), mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan
minimal tiga keterampilan dasar, yaitu:
1.
Keterampilan
konseptual (conceptual skill)
Yaitu
sebagai manajer tingkat atas/top manajer, ia harus memiliki keterampilan
untuk membuat konsep, ide dan gagasan demi kemajuan organisasinya.
2.
Keterampilan
berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Yaitu seorang manajer harus terampil dalam
bekomunikasi/keterampilan berhubungan dengan orang lain yang bersifat persuasif
atau sering disebut dengan keterampilan kemanusiaan.
3.
Keterampilan
teknis (technical skill)
Merupakan kemampuan seorang manajer dalam
menjalankan suatu pekerjaan tertentu seperti dalam menggunakan pemprogaman
komputer, memperbaiki mesin, akuntansi, dan lain-lain.
Menurut Ricky W. Griffin, selain ketiga
keterampilan diatas, ia menambahkan dua keterampilan lagi, yaitu:
4.
Keterampilan
manajemen waktu
Yaitu kemampuan seorang manajer dalam
mempergunakn waktu yang dimilikinya secara bijaksana (menempatkan sesuatu pada
tempatnya).
5.
Keterampilan
mengambil keputusan
Yaitu
kemampuan yang dimiliki seorang manajer dalam mendefinisikan masalah dan
menentukan cara yang terbaik dalam memecahkan masalah tersebut
D.
Masalah yang Timbul dalam Delegasi
Dalam hal ini ada beberapa masalah atau
hambatan yang timbul, di antaranya adalah sebagai berikut:
1.
Hambatan pada
delegator (orang yang memberikan delegasi).
a.
Kemampuan yang
diragukan oleh dirinya sendiri.
b.
Kurangnya pengalaman
dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan.
c.
Rasa tidak aman, serta
takut dalam menghadapi resiko atas kegagalan tugas.
d.
Penolakan untuk
mengakui kesalahan.
e.
Kurangnya
kepercayaan pada bawahan, serta kontrol yang berlebihan.
f.
Kurangnya
ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja.
g.
Kegagalan
untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.
2.
Hambatan pada yang
diberi delegasi
a.
Kurangnya pengalaman
serta kompetensi.
b.
Selalu ingin
menghindari tanggung jawab.
c.
Ketergantungan yang
tinggi terhadap orang lain.
d.
Kekacauan
(disorganization), serta kelebihan beban kerja.
e.
Perasaan akan membuat
kesalahan dan menerima kritikan.
f.
Kurang percaya diri
akan kemampuan diri sendiri.
3.
Hambatan dalam situasi
a.
Kebijakan tertuju pada
satu orang.
b.
Tidak adanya toleransi
terhadap kesalahan.
c.
Tidak
ada waktu untuk menjelaskan (krisis manajemen).
d.
Kebingungan
dalam tanggung jawab dan kewenangan,
serta
e.
Kekurangan atau terbatasnya
tenaga.
E.
Cara Mengatasi Masalah Delegasi Secara Efektif
Salah satu hal yang
amat penting dalam masalah delegasi, ialah bagaimana supaya delegasi itu
efektif. Adapun sejumlah tindakan yang dapat dilakukan dalam rangka mengatasi
masalah-masalah delegasi kekuasaan secara efektif, di antaranya:
1.
Usahakanlah agar
tercapai adanya iklim kerja yang bebas, dari pada perasaan takut dan frustasi.
2.
Usahakanlah planning yang intellegen.
3.
Tetapkanlah
keputusan-keputusan serta tugas-tugas yang akan dideleger.
4.
Pilihlah orang yang
akan diberikan delegasi secara bijaksana.
5.
Delegerlah kekuasaan,
untuk seluruh pekerjaan.
6.
Bentuk pihak yang
diberikan delegasi.
7.
Evaluasilah
hasil-hasil yang dicapai.
Dan dari uraian di
atas, maka untuk mencapai hal tersebut ada beberapa hal yang dapat dijadikan
pedoman. Pertama, unsur delegasi harus lengkap dan jelas. Seorang
manajer yang mendeleger harus memperhatikan ketiga unsur delegasi dan memberi
penjelasan akan masing-masing unsur delegasi tersebut. Jadi harus diperinci apa
yang menjadi pekerjaan-pekerjaan dari seseorang yang menerima suatu tugas,
demikian pula apa yang menjadi hak atau wewenang serta apa yang diharapkan
untuk dihasilkannya bila ia mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut akan
memakai wewenang yang ada padanya.
Kedua, manajer harus mendeleger kepada orang yang tepat. Tepat
tidaknya seseorang untuk menerima delegasi yang dapat diketahui bila ia sudah
memenuhi kualifikasi fisik dan psikis sebagai dibutuhkan oleh jabatannya. Bila
sudah terdapat orang yang tepat, maka seorang manajer harus bersedia mendeleger
kepadanya, bahkan bawahan akan mengalami kegagalan dalam mencapai hasil-hasil
yang diharapkan dari padanya. Dengan kata lain, seorang manajer harus memberi
kesempatan kepada bawahan yang tepat untuk menerima sesuatu tugas dan
kekuasaan.
Ketiga, manajer yang mendeleger harus memberikan peralatan yang
cukup dan mengusahakan keadaan sekitar yang efisien. Untuk dapat melaksanakan
sesuatu tugas dengan baik, perlulah seseorang itu mempunyai peralatan yang
cukup, selanjutnya keadaan sekitar tempat dimana seseorang melaksanakan
tugasnya mempengaruhi berhasil tidaknya seseorang dalam melaksanakan tugasnya.
Keempat, manajer yang mendeleger harus memberikan insentif. Agar
seseorang mau melaksanakan sesuatu tugas sebaik-baiknya, maka kepadanya harus
diberi insentif atau perangsang. Perangsang itu ada yang bersifat material, ada
pula yang bersifat non material. Insentif mana yang harus diberikan agar
seseorang bawahan melaksanakan tugas sebaik-baiknya, merupakan kewajiban
manajerlah untuk menyelidikinya.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan,
Malayu S.P. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi
Aksara. 2007.
http://ely-rosnita.blogspot.com/20/10/07makalah-peranan-manajer-dalm-proses.html hari
sabtu, 08/10/11, 10.54.
Manullang, M. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia. 1988.
Manullang,
M. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
2008.
Tailor,
Harold L. Delegasi Kunci Managemen yang Berhasil. Jakarta: Bina Rupa
Aksara. 1993.
Winardi.
Azas-azas Management. Bandung
: Alumni. 1977.
No comments:
Post a Comment