Perencanaan organisasi

A.       Perencanaan

Planning adalah bahasa inggris yang berasal dari kata plan yang artinya rencana, rancangan, maksud, atau niat. Merencanakan pada dasarnya menentukan kegiatan yang hendak di lakukan pada masa depan. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengatur berbagai sumber daya agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Menurut Roger A. Kauffman, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin

Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang mengerjakannya. Perencanaan sering juga disebut jembatan yang menghubungkan kesenjangan antara keadaan masa kini dan keadaaan yang diharapkan terjadi pada masa yang akan datang. Dalam setiap perencanaan selalu terdapat tiga kegiatan yang meskipun dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lain dalam proses perencanaan. Ketiga kegiatan itu adalah (1) perumusan tujuan yang ingin dicapai; (2) pemilihan program untuk mencapai tujuan; (3) identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya selalu terbatas.

Perencanaan yang baik hendaknya memperhatikan sifat-sifat kondisi yang akan datang, dimana keputusan dan tindakan efektif dilaksanakan. Itulah sebabnya berdasarkan kurun waktunya dikenal perencanaan tahunan atau rencana jangka pendek (kurang dari 5 tahun), rencana jangka menengah (5 sampai 10 tahun), dan rencana jangka panjang (di atas 10 tahun).

Dengan demikian yang dimaksud perencanaan pendidikan adalah keputusan yang diambil untuk melakukan tindakan selama waktu tertentu agar penyelenggaraan sistem pendidikan menjadi lebih efektif dan efisien serta menghasilkan lulusan yang lebih bermutu dan relefan dengan kebutuhan pembangunan

B.       Jenis-Jenis Perencanaan.

1.    Menurut besaran atau magnitude, maka perencanaan dapat dibagi dalam:

a.       Perencanaan Makro

Yaitu perencanaan yang mempunyai telaah nasional, yang menetapkan kebijakan-kebijakan yang akan ditempuh, tujuan yang ingin dicapai dan cara-cara yang dipakai dalam mencapai tujuan tersebut. Perencanaan makro berusaha menjawab pertanyaan-pertenyaan berikut;

·      Apakah tujuan pendidikan;

·      Pendekatan apakah yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut;

·      Lembaga pendidikan apakah yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut;

·      Bagaimanakah seharusnya organisasi pendidikan diatur sehingga menunjang tercapainya tujuan tersebut;

·      Program-program apakah yang perlu diadakan untuk menunjang tercapainya tujuan tersebut.

·      Sumber-sumber apakah yang dapat dipakai untuk menunjang program-program tersebut.

·      Apakah kriteria keberhasilan usaha pendidikan itu.

Dipandang dari sudut perencanaan makro, tujuan yang harus dicapai negara adalah pengembangan sistem pendidikan untuk menghasilkan tenaga pembangunan baik secara kuantitatif (menghasilkan tenaga yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan pembangunan), maupun kualitatif (menghasilkan tenaga yang terampil).

b.         Perencanaan Meso.

Kebijaksanaan yang telah ditetapkan dalam perencanaan makro, kemudian dijabarkan kedalam program-program yang berskala kecil.pada tingkat ini perencanaan sudah lebih bersifat operasional disesuaikan dengan departemen atau unit-unit. 

c.         Perencanaan Mikro.

Perencanaan mikro dapat diartikan sebagi perencanaan pada tingkat institusional dan merupakan penjabaran dari perencanaan tingkat meso. Kekhususan-kekhususan dari lembaga mendapat perhatian, namun tidak boleh bertentangan dengan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan makro maupun meso

2.    Menurut tingkatannya

a.      Perencanaan srategis.

Yakni perencanaan yang berkaitan dengan penetapan tujuan , pengalokasian sumber-sumber dalam mencapai tujuan dan kebijakan yang dipakai sebagai pedoman. Perencanaan sering juga disebut dengan perencanaan normatif karena keputusan dibuat dengan pertimbangan para perencana.

b.      Perencanaan managerial.

Yaitu perencanaan yang ditujukan untuk mengarahkan proses pelaksanaan agar tujuan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.perencanaan ini sudah lebih rinci dan sudah menggunakan data-data statistik.

c.       Perencanaan operasional.

Memusatkan perhatian pada apa yang akan dikerjakan pada tingkat pelaksanaan dilapangan dari rencana manajerial. Perencanaan ini bersifat spesifik dan berfungsi memberi petunjuk konkret tentang pelaksanaan suatu proyek atau program.

d.      Menurut jangka waktunya.

·  Perencanaan jangka pendek.

Yaitu perencanaan tahunan atau perencanaan yang dibuat untuk dilaksanakan dalam waktu kurang dari 5 tahun.

·  Perencanaan jangka menengah.

Mencakup kurun waktu pelaksanaan 5-10 tahun. Perencanaan ini penjabaran dari rencana jangka panjang.

·  Perencanaan jangka panjang.

Meliputi cakupan waktu 10-25 tahun

C.       Teknik Perencanaan

Dalam menyusun perencanaan terdapat beberapa teknik antara lain:

1.      Diagram balok (bar chart)

Diagram ini memberi gambaran tentang (1) Kegiatan terperinci dari satu proyek, (2) Waktu memulai setiap kegiatan, (3) Lamanya kegiatan tersebut. Dalam diagram balok ini terdapat 2 dimensi yaitu vertikal dan horisontal. Dimensi vertial menunjukkan tugas atau perincian tugas yang harus dikerjakan,sedangkan dimensi horisontal menunjukkan waktu, mulai dari yang ditentukan. Akan tetapi diagram ini memiliki kelemahan yaitu, hubungan ketergantungan tidak ditunjukkan, tidak dapat diidentifikasi mana kegiatan yang penting (tidak bisa ditunda) .

2.      Diagram milstone.

Disebut juga diagram struktur perincian kerja. Diagram ini menggambarkan unsur-unsur-unsur fungsional suatu proyek dengan keterkaitannya secara fungsional. Struktur ini dibuat berdasarkan pemecahan struktur proyek yang disusun secara hirarki. Apabila proyek secara keseluruhan dianggap sebagai suatu sistem, maka proyek itu dibagi menjadi bagian-bagian dari sistem (subsistem).

3.      PERT dan CPM (Network Planning)

PERT(program evaliation and review technique) yaitu teknik penilaian dan peninjauan program. CPM (Critical path Methode) yaitu metode jalur kritis. Menurut Richard, PERT diartikan sebagai teknik managemen dalam merencanakan dan mengendalikan proyek-proyek yang bersifat nonrepetitif (tak terulang). Sedangkan menurut Jerry G. Galack PERT membantu manajer dalam memecahkan masalah yang bersifat realistis dan menjadi alat yang sangat penting dalam membuat keputusan. CPM merupakan suatu teknik perencanaan yang mempunyai data biaya. Perbedaan pokok antara PERT dan CPM adalah terletak pada penentuan perkiraan waktu dari setiap kegiatan.

PERT dan CPM sering disebut network karena melukiskan hubungan kebergantungan dan pengaturan kegiatan yang logis sekuensial yang membentuk jaringan kerja dari suatu proyek

D.       Anggaran  Perencanaan.

Menurut Koonts (1982) penganggaran (budgeting) merupakan satu langkah perencanaan dan juga sebagai instrumen perencanaan yang fundamental. Anggaran dapat diartikan sebagai suatu rencana operasi dari suatu kegiatan atau proyek yang mengandung perincian pengeluaran biaya untuk suatu periode tertentu. Selanjutnya, Koonts membatasi bahwa budgenting adalah formulasi perencanaan untuk periode tertentu dibutuhkan sejumlah dana. Disinilah seorang manajer melaksanakan tugasnya sebagai pengawas, pembina, dan pengendali kegiatan di lembaga pendidikan yang dipimpinnya, melalui fungsi evaluasi akan diketahui kelemahan dan kelebihan semua komponen lembaga yang bersangkutan. Sistem yang diterapkan dalam lembaga pendidikan, salah satunya, digerakkan oleh ketersediaan sumber dana yang dimiliki. Oleh sebab itu, tugas manajer berikutnya adalah menganggarkan biaya pendidikan yang tepat, efektif, dan efisien.

Salah satu fungsi manajemen adalah menyusun anggaran biaya (budgenting). Oleh karena itu, salah satu tugas manajer adalah membuat anggaran biaya. Setiap lembaga membutuhkan pembiayaan yang terencana dengan matang. Oleh karena itu, manajer harus memperhatikan income yang diperoleh sebelum mengeluarkan dana untuk kegiatan tertentu. Suatu anggaran merupakan rencana penggunaan sumber-sumber keuangan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tepadu.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan ialah:

1.      Perencanaan tentang jumlah biaya yang diperlukan;

2.      Sumber biaya yang diperoleh atau diusahakan;

3.      Mekanisme penggunaannya;

4.      Pelaksanaan pembiayaan kegiatan;

5.      Pola pembukuan dan pertanggungjawabannya;

6.      Pengawasan

Setelah mengetahui bahwa salah satu tugas manajer adalah melakukan penyusunan anggaran yang tepat dan sinkron dengan kebutuhan, tugas lainnya dari manajer adalah melakukan aktualisasi semua kegiatan bagi seluruh bawahannya. Manajer bertugas menggerakkan, dalam arti mengusahakan agar para pekerja melakukan tugas dan kewajibannya. Dengan menugaskan para pekerja sesuai dengan keahlian dan proporsinya maka pelaksanaan rencana dalam aktifitas yang konkret akan terarah pada tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini manajer bisa menggunakan cara seperti selalu mengadakan komunikasi, hubungan kemanusiaan yang baik, kepemimpinan yang efektif, memberikan motivasi, membuat perintah dan instruksi, serta mengadakan pembinaan dengan meningkatkan sikap dan moral setiap anggota kelompok. Dengan demikian dalam tugasnya, manajer melakukan hal-hal sebgai berikut;

1.        Menetapkan langkah awal pelaksanaan rencana kerja;

2.        Memberikan contoh tatacara pelaksanaan kerja yang baik;

3.        Memotivasi para pekerja untuk segera bekerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing;

4.        Mengomunikasikan seluruh arah pekerjaan dengan semua unit kerja;

5.        Melakukan pembinaan yang berkesinambungan kepada para pekerja;

6.        Meningkatkan mutu dan kualitas kerja;

7.        Melakukan pengwasan kinerja dan moralitas pekerja.

Perlu diperhatikan dengan seksama bahwa tugas manajer dalam menggerakkan para pekerja sebaiknya tidak memaksakan kehendak. Manajer harus menguasai ketrampilan manusiawinya dengan cara menyelami bakat dan potensi bawahannya, sehinnga semangat kerja bawahannya tidak menurun, malas bekerja atau mengundurkan diri.  Disini juga manajer bertanggung jawab atas penganggaran biaya. Penganggaran biaya adalah salah satu fungsi manajemen, selain itu juga melakukan peramalan atau forecasting, yaitu upaya memprediksi berbagai kemungkinan yang akan terjadi setelah pelaksanaan kegiatan. Kegiatan meramal atau memperkirakan biasanya didasarkan pada hasil pengawasan dan evaluasi, sehingga organisasi dapat membuat perencanaan yang lebih baik dan mempersiapkan alternatif yang akan diambil dalam suatu keputusan. Disini manajer sebagai pengendali kegiatan sebaiknya dapat memperkirakan berbagai kemungkinan yang akan terjadi dengan mencari kemungkinan-kemungkinan yang dapat timbul sehubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan dengan melihat kinerja organisasi dan proses manajeneral seluruh kegiatan.

Prediksi yang dilakukan oleh manajer adalah dengan membaca situasi dan kondisi yang belum terjadi dengan mempertimbangkan kebiasaan dan pengalaman dimasa lalu,kemudian membuat rencana baru sebagai antisipasi keadaan yang akan datang. Seluruh kegiatan yang pernah dilaksanakan sebaiknya dievaluasi kembali. Apabila dampaknya kurang bermanfaat, kegiatan yang sama tidak perlu dilaksanakan kembali.

Manajer yang menjalankan tugas dan fungsinya sebagai peramal dan pandai mempredikisi, sebaikanya menyusun dan mendiskusikan berbagai indikator yang akan diperkirakan akan mendukung atau sebagai pendorong kuat pembuatan rencana yang akan datang. Semua petunjuk ditelaah secara rasional dan ilmiah, sehingga indikator akan memberikan pelaksanakan kegiatan yang telah direncanakan.

Hasil prediksi yang rasional akan memperkuat pandangan konsepsional manajemen, terutama ketikan mempersiapkan berbagai alternatif untuk pengambilan keputusan. Dengan demikian, seluruh aktivitas organisasi telah diprediksi baik-buruknya, untung-ruginya, sukses-gagalnya, dan sebagainya.

Berhubungan dengsn tugas memprediksi tersebut, manager harus menempatkan bawahannya sesuai dengan kompetensinya. Bawahan harus diposisikan secara proporsional, tidak sembarangan menetapkan keputusan dalam memosisikan jabatan kepada bawahan, karena kegagalan dalam melaksanakan kegiatan pendidikan, salah satunya disebabkan oleh penempatan pegawai yang tidak tepat,bukan ahlinya, kurang profesional dan lebih mengutamakan unsur-unsur menyimpang dari prinsip manajemen yang baik, misalnya karena kolusi dan nepotisme

DAFTAR PUSTAKA

Fatah , Nanang,  Landasan Manajemen Pendidikan, Bandung: Remaja Rosda Karya, 2008.

Harjanto,  Perencanaan Pengajaran,  Jakarta:  PT. Rinika Cipta, 2008.

Hikmat,  manajemen pendididkan, Bandung: Pustaka Setia,  2009.

Pidarta , Made,  Perencanaan Pendidikan Partisipatori,  Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2005.