organisasi dan pengorganisasian

A.    organisasi dan pengorganisasian

Organisasi (organization) dengan pengorganisasian (Organizing) memiliki pengertian yang berbeda. Organisasi berasal dari bahasa latin, organum yang berarti alat, bagian, anggota badan.

Adapun beberapa pendapat dari para ahli mengenai organisasi sebagai berikut :

a.       Prof. DR.S.P.Siagian

Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan. Dalam hal ini selalu terdapat hubungan antara seorang atau kelompok yang disebut pimpinan dan seorang atau kelompok orang yang disebut bawahan.

b.      Luther gulick

Organisasi adalah alat saling hubungan satuan-satuan kerja yang memberikan mereka kepada orang-orang yang ditempatkan dalam struktur wewenang, sehingga pekerjaan dapat dikoordinasikan oleh perintah para atasan kepada pasra bawahan yang menjangkau dari puncak sampai ke bawah dalam keseluruhan badan usaha.

c.       Edgar Schein

Organisasi adalah koordinasi yang rasional dari aktivitas-aktivitas sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan yang jelas, melalui pembagian kerja dan fungsi, melalui jenjang wewenang dan tanggung jawab.

Meskipun para ahli memberikan definisi berbeda-beda tentang organiasi, namun intisarinya sama yaitu bahwa organisasi merupakan proses kerja sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien. Definisi ini bersifat umum dan berlaku bagi semua organisasi termasuk organisasi pendidikan.

Sedangkan pengorganisasian (organizing) berasali kata organize, yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa. Pengorganisasian menurut Handoko (2003) ialah 1) penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisai;2) proses perancangan dan pengembaangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan;3) penugasan tanggungjawab tertentu;4) pendelegasian wewenang yang diperlakukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Ditambahkan pula oleh Handoko (2003) pengorganisasian ialah pengaturan kerja bersama sumberdaya keuangan, fisik, dan manusia dalam organisasi.

Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah tempat manajer melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Hasil dari pengorganisasian adalah organisasi. Pengorganisasian diproses oleh organisator (manajer), hasilnya organisasi yang sifatnya statis. Jika pengorganisasian baik maka organisasi pun akan baik dan tujuan pun relative mudah dicapai.

B.     Struktur organisasi

Dalam suatu organisasi diperlukan kerangka yang berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan kerjasama. Kerangka kerjasama itu disebut struktur.

Struktur organisasi menuru Scott merupaka upaya mempermudah hubungan antar individu dengan kelompok untuk mencapai tujuan. Miles berpendapat bahwa struktur organisasi hanya menggambarkan organisasi dari aspek pengendalian atau pengenalan bagian-bagian yang ada didalamnya.

Dari beberapa pengertian diatas, kita dapat melihat bahwa dalam praktek struktur dapat mempengaruhi perilaku setiap anggota maupun kelompok dalam organisasi. Jalannya organisasi berpedoman pad struktur organisasi, sehingga semua anggota organisasi tunduk dan patuh terhadap apa yang telah ditetapkan. Dengan demikian struktur organisasi menjamin organisasi berjalan secara relative stabil.

Menurut Stoner (1986) struktur organisasi dibangun oleh lima unsur, yaitu:

1.      Spesialisasi aktivitas mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok di seluruh organisasi atau pembagian kerja dan penyatuan tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalisasi)

2.      Standar aktivitas merupakan prosedur yang digunakkan organisasi untuk menjamin layak gunaan (predictability) aktivitas. Banyak dari prosedur ini ditetapkan dengan memformulasikan aktivitas dan hubungan dalam organisasi. Menstandardisasi berarti menjadikan seragam dan konsisten pekerjaan yang harus dilakukan bawahan, biasanya dengan menggunakan peraturan, uraian jabatan, dan progam seleksi, orientasi kerja, keterampilan kerja.

3.      Koordinasi aktivitas adalah prosedur yang memadukan fungsi-fungsi dalam organisasi, seperti fungsai primer dalam suatu badan usaha, pemasaran, produksi dan penjualan merupakan fungsi garis yang secara langsung menyumbangkan pada pencapaian tujuan organisasi merupakan koordinasi.

4.      Sentralisasi  dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Sentralisasi adalah proses konsentrasi wewenang dan pengambilan keputusan pada tingkat atas pada suatu organisasi. Sentralisasai dilakukan agar diperoleh manfaat ekonomi dan pengendalian berbagai hal berdasarkan kebijakan, prosedur dan pemantauan yang distandardisasikan. Bawahan semata-mata sebagai pelaksana. Keuntungan system sentralisai antara lain pengaturan yang sama bagi semua unit dalam organisasi. Kelemahannya, bawahan tidak berkembang dan putusan oleh atasan menyita waktu lama, terlebih jika data ada pada bawahan. Untuk mengatasi hal itu, dilakukan pendelegasian wewenang pada setiap tingkat organisasi , yang disebut disentralisasi.

5.      Ukuran unit kerja mengacu pada jumlah pegawai dalam suatu jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja.

C.    Proses pengorganisasian

Ernest Dale(Stoner,1986) memberikan pengorganisasian sebagai sebuah proses yang berlangkah jamak. Proses pengorganisasian itu digambarkan sebagai barikut;

1.            Pemerincian pekerjaan

2.            Pembagian kerja

3.            Penyatuan pekerjaan

4.            Koordinasi pekerjaan

5.            Monitoring dan reorganisasi

Tahap pertama yang harus dilakukan dalam merinci pekerjaan adalah menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Tahap kedua, membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perseorangan atau perkelompok. Di sini perlu di perhatikan bahwa  orang- orang yang akan diserahi tugas harus didasarkan pada kualifikasi, tidak dibebeni terlalu berat dan juga tidak terlalu ringan.   

Tahap ketiga, menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara yang rasional, efisien. Pengelompokan tugas yang saling berkaitan, jika organisasi sudah membesar atau kompleks. Penyatuan kerja ini biasanya disebut deprtemen talisasi.

Tahap keempat, menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang harmonis. Pada saat setiap orang dan setiap bagian melaksanakan pekerjaan atau aktivitas, kemungkinan timbul konflik diantara anggota, dan mekanisme pengkoordinasian memungkinkan setiap anggota organisasi untuk teteg kerja efektif.

Tahap kelima, melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas. Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, diperlukan penilaian ulang terhadap keempat langkah sebelumnya secara terprogram atau berkala, untuk menjamin konsistensi, efektif, dan efisien dalam memenuhi kebutuhan.

D.    Keefektifan organisasi

Organissi dinyatakan efektif apabila tujuan anggota organisasi dan tujuan organisasi tercapai sesuai atau diatas target yang telah ditetapkan. Artinya baik pelanggan internal maupun pihak pelanggan eksternal organisasi merasa puas.

Keberhasilan organisasi dalam menghadapi persaingan global ditentukan oleh seberapa jauh organisasi memiliki keunggulan komparatif dan kompetitif. Keunggulan itu dapat tercapai jika dalam organisasi terdapat adanya sebuah kerja sama. Ibarat seikat sapu lidi, jika lidi itu bekerja sendiri-sendiri maka hasilnya akan lebih sedikit dibandingkan kalau diikat bersama-sama. Jika lidi itu disatukan menjadi sebuah sapu maka akan sulit dipatahkan. Begitu juga dengan suatu organisasi perlu adanya suatu kerja sama yang baik sehingga tercipta suatu efektivitas kelompok.

Organisasi sengaja menciptakan kelompok- kelompok di dalamnya untuk mempermudah pencapaian tujuan. Kelompok jenis ini disebut sebagai kelompok formal, baik itu kelompok tugas maupun kelompok komando. Di samping itu kebutuhan manusia tidak akan terpenuhi dengan menjadi anggota kelompok untuk membentuk suatu kelompok yang tidak ada hubungannya dengan tujuan organisasi. Banyak alas an mengapa orang membentuk kelompok, baik kelompok formal maupun kelompok informal. Alas an ersebut adalah karena kebutuhan, alas an ekonomi, kesamaan tujuan, kedekatan dan daya tarik.

Efektifitas kelompok sangat bergantung pada sudut pandang, apakah kelompok itu efektif bagi individu dalam kelompok, atau kelompok itu efektif untuk  kepentingan organisasi. Dilihat dari kepentingan organisasi efektifitas organisasi sangat bergantung pada seberapa jauh pimpinan atau manajer mampu mengelola bawahannya.

Ukuran efektifitas kelompok sangat bervariasi, antara lain:

1. Produktivitas (hasil)

2. Derajat kepuasan

3. Kreativitas

4. Intensitas emosi

Masalah pengukuran efektifitas kelompok disulitkan juga oleh kenyataan bahwa efektifitas itu sendiri dari kelmpok apa saja merupakan variable yang multidimensional. Tiap anggota kelompok mempunyai kepuasan keinginan yang berbeda-beda satu sama lain, walaupun berada dalam satu kelompok. Satu kelompok dapat efektif terhadap anggota lainnya.

Efektifitas kelompok kerja sering diukur dari sdut produktivitasnya. Ukuran-ukuran produktivitas demikian dapat menguntungkan majikan kelompok itu sendiri, tapi kadang-kadang merugikan anggota-anggota kelompok itu sendiri.ialah

Salah satu hal yang penting dalam pengukuran efektifitas kelompok kita harus selalu bertanya pada diri kita “kolompok efektif untuk siapa?”. Dengan pertanyaan ini kita menekankan bahwa minat dalam mempelajari kelompok bersumber pada perhatian kita tentang bagaimana individu itu dalam kelompok.